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As viagens corporativas já fazem parte maioria das empresas. Elas são necessárias sempre que precisamos fechar um contrato, visitar clientes importantes, realizar uma visita técnica ou até mesmo expandir os negócios para lugares diferentes.

Porém, esses deslocamentos geram a necessidade de ressarcir as despesas aos colaboradores e nem sempre a empresa o faz de maneira rápida e eficiente. Porém, acalme-se caso seja seu caso, pois temos uma boa notícia! 😉

Confira neste post alguns sinais negativos que sua empresa pode apresentar no setor de reembolsos e como a tecnologia, certamente, garantirá a satisfação de todos os envolvidos: colaboradores, RH e gestores. 

1. O enorme tempo gasto

A expressão “Tempo é dinheiro” faz sentido pra você? Pois bem, nós aqui da Aptus julgamos mais eficiente transformá-la em: “Tempo bem investido é o que traz dinheiro”. Vamos explicar melhor.

Calcule em horas, quanto tempo você utiliza para atualizar um relatório de despesas. Adicione o lançamento de gastos, um a um, o envio ao responsável para validação e aprovação do reembolso também. Agora, pense em fazer o mesmo procedimento com todos os colaboradores em viagem. 

É fácil perceber que manualmente, o processo fica improdutivo para seu negócio, pois aquele colaborador poderia auxiliar de outra forma ao invés de preencher planilhas, e para piorar, nem sempre a digitação é confiável. Erros na inserção de dados são frequentes, o que compromete toda a gestão de reembolso.

Então, para evitar toda essa perda, o sistema Aptus RD aparece para solucionar os seus problemas. Com esse software, o procedimento é otimizado do início ao fim, pois você é capaz de lançar as despesas na plataforma no momento que elas acontecem. Ele reconhece dados do cupom fiscal e mantém o recibo seguro e digitalizado para futuras consultas. É só fotografar o comprovante, fazer as justificativas necessárias e enviá-lo.😉 Tudo de maneira fácil, ágil e automatizada para os colaboradores, de acordo com as políticas de reembolso.

No fim das contas, as empresas conseguem diminuir em até 75% o tempo dispendido no processo inteiro, pois, além da possível integração com todos os ERPs de mercado, há a gestão das despesas, os limites de valores alçados e muitas outras funcionalidades, tudo isso dentro de uma única ferramenta. Assim, seus colaboradores podem se concentrar em outras áreas de seu negócio como: vender, fazer parcerias, expandir o empreendimento, etc. 

 2. Os gargalos da empresa. 

Como já demonstramos, elaborar os relatórios de despesa de forma manual é um gargalo de dinheiro para a empresa, pois não gera valor nenhum e acaba utilizando recursos e tempo de uma quantidade enorme de pessoas!

Porém, a economia do Aptus RD vai além disso. Trabalhamos com o conceito paperless, projeto no qual reduz o uso de papéis da empresa, diminuindo o orçamento gasto com esses materiais e ainda colaborando com o meio ambiente. 

A confiabilidade dos dados também é importante. O Aptus RD é confiável para segurar os lançamentos, afinal todos os arquivos ficam guardados em nuvem. E a parametrização em nossa plataforma evita que você faça pagamentos equivocados e nem precise cobrar seus colaboradores. É tudo otimizado! 

Não há necessidade da empresa ter uma grande equipe para controlar os reembolsos, já que o sistema em conjunto com o aplicativo efetua as etapas e diminui os riscos de fraude. Com poucos colaboradores, a aprovação e o reembolso de despesas de viagem é feita de maneira eficiente e completa. 

3. Dificuldades com a política de reembolso.

Em empresas nas quais as viagens são essenciais, ter uma gestão de reembolso é determinante, juntamente com uma política bem estruturada. Então, é importante que se avalie e possibilidade da implementação de um software que faça todo esse mecanismo.

O Aptus RD permite que você receba informações em tempo real, realize consultas de qualquer lugar com internet e monitore gastos corporativos. O sistema fornece relatórios gerenciais que auxiliam no controle de despesas e através deles, é possível verificar as despesas mais frequentes nas viagens, e além de tudo, sem preocupações com a perda de comprovantes. 

Conhecer o problema de maneira aprofundada é um passo para a resolução deste. Além do controle de gastos das viagens corporativas, o sistema contém georreferenciamento e uma plataforma de Business Intelligence (B.I.), desenvolvida por nós, para auxiliar nessa gestão. (joinha)

A tecnologia, juntamente com o Aptus RD está a serviço das empresas e veio para otimizar o processo de reembolso de despesas de viagem, além de outros benefícios. É a melhor opção para otimizar o tempo, facilitar a gestão e reduzir custos. 

Por isso, aproveite para conversar com um consultor da Aptus agora mesmo, tire suas dúvidas de como podemos ajudá-lo a melhorar a gestão de viagens corporativas em seu negócio!

Até o próximo post 😉

Forte abraço.