Que as viagens corporativas são significativas para o crescimento dos negócios, não é novidade. E como conversamos no post anterior, o reembolso de colaboradores pode se tornar um processo demorado e ineficiente se a empresa não possui um sistema automatizado. A tecnologia está a serviço da gestão de projetos, pois garantir que os negócios sejam eficazes é uma preocupação constante de todo setor empresarial.

É exatamente nesse ponto que um sistema de controle de despesas aparece como a melhor ferramenta para que todo o procedimento de reembolso seja feito com mais otimização. É a solução prática que muitas empresas, de todos os tamanhos e segmentos, estão adotando. 

Mas, como decidir pela melhor opção dentre tantas que existem no mercado? Como escolher a mais completa? Continue a leitura para ler nossas dicas. 👇🏽

1.Flexibilidade do sistema

Apesar de existir muitas opções de programas para controle de despesas, é recomendado uma atenção prévia na hora de decidir qual é a melhor para você. É imprescindível que o software tenha uma grande flexibilidade para que permita que a sua política de reembolso seja inerida na ferramenta e não o contrário, que a sua empresa tenha que se adequar ao software. Essa ampla possibilidade de parametrização possibilita que os detalhes do seu relatório desçam ao nível de sua política.😁 E em apenas três cliques, seja possível lançar despesas.

2. Segurança dos dados

‼ Esteja atento se o sistema garante a segurança de seus dados pois não dá para negligenciar esse ponto. Essa deve ser uma questão inegociável no ato da escolha. E para prevenir os problemas recorrentes de falta de segurança, o ideal é que seja possível definir o que cada colaborador terá acesso dentro do software. Também é necessário que haja atualizações recorrentes que atuem como impedimentos para os riscos, como exploração de vulnerabilidades, acesso indevido, infecção por qualquer malicious software, por exemplo. ☠

3. Possibilidade em nuvem.

A segurança não deve ser o único ponto a chamar demasiada atenção. Opte por um sistema de controle de despesas que tenha a possibilidade de armazenar os dados em nuvem. Eles são grandes e podem atrapalhar a performance de sua experiência. O serviço oferece muitas vantagens, como ganho de mobilidade, aumento significativo da performance, escalabilidade e até a melhoria na segurança dos usuários. 🌧

4. Sistema OCR.

Você já ouviu falar nessa funcionalidade? Ela se chama Optical Character Recognition e é uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits sejam eles escaneados, datilografados ou impressos. Ou seja, procure um sistema de reembolso automatizado que possua essa tecnologia, afinal garantirá mais facilidade aos seus colaboradores para inserir novos relatórios no cotidiano deles. Entenda como a tecnologia OCR pode te ajudar 👌🏽

5. Integração com os ERP’s.

Adquira um sistema de controle de despesas que auxilia a diminuir os erros manuais e reduza o tempo de trabalho de seus colaboradores. É possível otimizar o tempo gasto no processo de reembolso, mas para isso, o ideal é que o software possua interligação com o ERP que sua empresa utiliza. Desta forma, a integração eletrônica, ou seja, a integração dos dados financeiros e contábeis, é efetuada de maneira segura e otimizada.

6. B.I integrado

Ah! Não poderíamos deixar de citar o serviço de Business Intelligence (B.I.) integrado ao RD. O B.I. nada mais é que um processo que entrega a informação certa para a pessoa certa no tempo certo. Auxilia os gestores nas tomadas de decisões pois organiza e analisa dados, elabora relatórios  e é totalmente parametrizável. Em segundos, você tem a visão detalhada da gestão dos reembolsos de despesas da sua empresa, baseando-se em dados recentes. Nem todas as empresas possuem este serviço vinculado ao sistema de relatórios de despesas.

Hoje, a tecnologia auxilia o crescimento dos negócios. Independente do seu segmento de atuação ou o tamanho da sua empresa, se o objetivo é economizar recursos e ter mais segurança, utilize um software que poupe tempo de seus colaboradores e iniba os erros manuais. Essa mudança pode fazer grande diferença em seus resultados mensais.  Livre-se de comprovantes físicos, do excesso de planilhas e de todo orçamento gasto com notas fiscais. O Aptus RD é o software que você precisa para tornar a gestão de reembolsos mais fácil, eficaz e organizada. 

Fale conosco e solicite um orçamento. Aproveite para nos seguir no Twitter 🐥 e ter acesso a mais conteúdo.  

Até o próximo post. 😀