Viajar a trabalho, seja para fazer reuniões com clientes ou participar de grandes eventos, é uma prática corporativa cada vez mais comum. Essas viagens são passíveis de reembolso ao funcionário mediante acordos preestabelecidos.

O processo de reembolso exige um relatório de despesas feito pelo corpo administrativo e muitas vezes, alguns erros são cometidos, gerando prejuízo para a empresa. Neste post, você verá as complicações mais frequentes na hora de preencher um relatório de reembolso. Atente-se aos cuidados que devem ser tomados para que essas falhas não prejudiquem financeiramente o seu negócio.

Política de reembolso mal estruturada

Tanto as políticas de reembolso como as de viagem oferecem uma proteção para o colaborador e para a empresa. Elas auxiliam a organização e tornam as viagens mais seguras para os envolvidos. Nem todos os gestores compreendem a importância de possuir uma política de reembolso bem estruturada. O contrato deve ser organizado, padronizado para ser seguido e reembolsar os gastos dos funcionários sem ferir os direitos de ambos os lados. As políticas ditam as regras e o que é permitido nas viagens corporativas, de acordo com funções e cargos.

A gestão que não evidencia com clareza quais despesas devem ser contabilizadas para pagamento, fica vulnerável a prejuízos e erros dos colaboradores, como: gastos exorbitantes nas viagens, a omissão de informações ou até a ausência do relatório.

Erros e complicações manuais.

Os erros mais frequentes ocorridos na elaboração de um relatório de reembolso prejudica o trabalho da auditoria. Falhas causam transtornos na contabilização dos gastos e dessa maneira, a imprecisão pode impedir a auditoria de fechar as despesas. Atenção redobrada no preenchimento, ainda mais se o processo for feito manualmente. Hoje, já não precisamos destinar tantos funcionários e tanto tempo para calcular as despesas de viagens e nem o fazer de forma manual. Clique aqui para saber como.

Falta de comprovantes

Os comprovantes adquiridos durante as viagens dos colaboradores, muitas vezes, se perdem. O ideal é que tudo seja digitalizado o mais rápido possível, para que as informações sejam precisas. Se as notas não forem registradas de forma correta, podem causar danos para a empresa. É imprescindível que todos estejam cientes da importância dos comprovantes para o reembolso.

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O mais importante

Todos os direitos que um trabalhador possui referente às viagens corporativas devem ser definidos na política da corporação. É necessário que haja um controle grande por parte dos gestores, ainda mais quando há maior flexibilização nas viagens.

Para que esses erros manuais não sejam mais um problema e não prejudiquem a transparência da corporação, é essencial a adequação desse processo a um sistema capaz de abranger todos os relatórios e otimizar o reembolso. Essas ferramentas, além de permitir a digitalização dos conteúdos em nuvem com acesso quando é preciso, todos os comprovantes podem ser escaneados na mesma hora do consumo do colaborador. Ou seja, não há mais necessidade de guardar os papeizinhos!

Como encontrar o melhor sistema de reembolso para seu negócio?

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Até o próximo post. 😉