Já conversamos nos posts anteriores, a real necessidade das empresas em adotar uma política de viagens nas suas estratégias. As políticas auxiliam: 

  • Auxilia a direcionar as viagens corporativas para o colaborador
  • Na redução de custos;
  • Na aquisição adequada de recursos;
  • A agiliza e melhora o controle de despesas, além de simplificar os processos administrativos e operacionais.

Algumas organizações têm dificuldades para que essas políticas, já implementadas, sejam cumpridas, o que acarreta complicações para a empresa, como o aumento do valor gasto nessas viagens e desafios ao realizar a gestão financeira de reembolso.

Acompanhe o post a seguir para identificar se essas dificuldades também atingem seus negócios e veja formas de driblá-las com a ajuda da tecnologia.  

1.Política irreal ou desatualizada 

Nossa primeira dica: Atente-se aos serviços e custos das viagens corporativas, pois eles mudam constantemente. Acompanhar esses dados impacta positivamente na organização, então procure mantê-los atualizados, desde custos até necessidades dos colaboradores para que as metas sejam cumpridas dentro do orçamento estimado pela empresa. 👌🏽

Preste atenção nos valores de alimentação e os limites diários.📉📈 Dias de serviços prestados pelo colaborador em viagem. Procure orientação de parcerias com hotéis e restaurantes. E, principalmente, as ferramentas para controlar a violação das políticas; dessa forma você já elimina inúmeros transtornos entre os envolvidos.  

2.Especificações Regionais 

Cubra as exigências de seus negócios e as necessidades do colaborador, pois é comum valores modificarem regionalmente. Também é frequente a necessidade do colaborador se instalar em cidades mais afastadas, então, atente-se aos diferentes valores de transporte e estadia, pois não são iguais.

 3.Não escutar os envolvidos

 Leve em consideração os perfis de interesses dos colaboradores no momento de criar a política de viagens. Para que seja efetiva, é imprescindível que todos os envolvidos sejam devidamente escutados: colaboradores, o setor de recursos humanos, a diretoria e o financeiro.

Dica de ouro: Reúna-se com as equipes que estão ligadas ao processo e as escute. Melhorias podem aparecer, as críticas e a exposição de realidades que você desconhece sairão como resultado dessas conversas. Aproveite!

Não encare como perda de tempo. Ok? Muito pelo contrário! Essas reuniões podem lhe poupar prejuízos futuros. 👂🏽

4.Processos Manuais x Tecnologia 

A tecnologia está cada vez mais inserida no dia a dia das organizações, então, utilize o avanço a seu favor. Os processos manuais necessitam de atenção demasiada – o que já requer investimento para operar e executar as atividades – além disso, a margem de erro é alta e o tempo dedicado são significativos.

Soluções especializadas em viagens corporativas permitem a parametrização de política de viagens. O sistema realiza as validações e facilita as solicitações por parte do colaborador. O processo automatizado é muito mais prático e eficiente na hora de realizar os relatórios de viagens.

Conheça a solução da Aptus para auxiliar sua empresa a reduzir custos de viagens e otimizar processos. Converse conosco! Após essas dicas, aqui vai uma pergunta: Sua empresa possui algum problema dos quais listamos? Deixe nos comentários.

Por hoje é só. Até o próximo post.😀

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