Como já explicamos em posts anteriores, é importante para as empresas formularem políticas de despesas e reembolso. Essas políticas são um conjunto de regras e procedimentos adotados para restituir aos colaboradores valores relacionados a gastos com viagens corporativas.

Essas regras precisam ser bem estruturadas, transparentes e detalhadas para facilitar o trabalho do setor financeiro de sua empresa, e haja redução de relatórios errados ou desperdício de dinheiro. Veja no post de hoje, aspectos essenciais para uma política de reembolso adequada.

 

1. A lei

O primeiro passo que você pode levar em consideração, é observar as leis.  Existem leis referentes aos reembolsos, afinal, o colaborador não pode arcar com os custos das viagens que são do interesse da empresa. Certo? Então, para evitar situações desagradáveis, saiba e siga o que estipula a lei e peça auxílio aos advogados que representam sua organização.

2. Deixar as regras MUITO claras

Um dos principais segredos para que a política de reembolso seja adequada e cumprida em sua empresa, é a clareza na comunicação desses acordos aos colaboradores.Algumas regras podem gerar interpretações ambíguas, e por consequência gerar mal-entendidos. Então, estabeleça sempre limites para utilização das despesas e transmita-os de forma que a sua equipe não fique com dúvidas.

“Oriente sempre seus colaboradores sobre as vantagens desse método.”

3.Ouvir as demandas dos funcionários

O melhor caminho é sempre considerar as demandas dos colaboradores. A equipe pode te levar um feedback confiável sobre as aplicações nas quais seu método não está funcionando. A política da empresa deve buscar sempre criar mecanismos para facilitar o trabalho de seus colaboradores.

Faça pesquisas entre seus funcionários, questione e procure considerar o que eles pontuam.

4. Ter um processo eficiente e rápido

Para o bom funcionamento de sua política, é preciso que tudo seja devidamente documentado. Vamos explicar!
Os relatórios de gastos, notas ficais e valores precisam ser apresentados à empresa para que essa reembolse os colaboradores, e dependendo da situação, uma justificativa também será necessária, caso o colaborador precise extrapolar os gastos predefinidos na política, por exemplo.

Dependendo do tamanho de sua empresa, é ineficiente conferir relatórios e notas ficais sem o auxílio da tecnologia. Então, para agilizar os processos, não hesite em usá-la a seu favor. Opte por meios digitais para gerar relatórios e armazenar os dados referentes aos reembolsos. Usar a tecnologia como aliada torna o processo mais prático e seguro para todos.

Agora que você já leu nossas dicas do que se atentar para formular uma boa política de reembolso e despesas, venha conhecer nossa solução digital: O Aptus RD.

Espero vocês no próximo post.

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