Se você abriu este post, tenho certeza de que não está 100% satisfeito com seu método de reembolso de despesas, apesar das planilhas ajudarem muitas empresas com o controle de suas despesas de viagem, nós, da Aptus,  sabemos que ela não resolve todos os problemas de maneira eficiente. Então, veja a seguir, quando suas planilhas manuais não serão suficientes. 👇🏽

1 – Facilidade

Ao realizar uma viagem corporativa, o colaborador não quer utilizar o tempo dele para preencher relatórios de despesas, porém ao deixar para depois, muita informação pode se perder…

Então, qual a melhor saída?

Para que o colaborador não esqueça de incluir suas despesas no sistema, é ideal que seja em tempo real, logo que acontecem. E que seja fácil, atue tanto online como offline, e de preferência possua uma tecnologia OCR.

ENTENDA COMO A TECNOLOGIA OCR PODE AJUDÁ-LO.

2 – Mostrar um relatório prático das informações importantes para a empresa.

Os relatórios de viagem servem para facilitar a organização e classificação das informações, com a finalidade de simplificar os dados de despesas que chegam para os gestores. Claro que é possível gerar essa planilha no Excel, porém é necessário que o colaborador dedique bastante tempo para isso – o que não é inteligente para a empresa. Então, quando a economia de tempo também é prioridade, não recomendamos o processo manual de reembolsos.

3 – Guardar comprovantes.

A maior dificuldade dos colaboradores é guardar as notinhas que registram os gastos. Elas por vezes se apagam, são jogadas indevidamente no lixo e/ou são perdidas. E para empresas em que as equipes realizam viagens corporativas, o armazenamento dos comprovantes é obrigatório para a restituição das despesas ao colaborador. Portanto, caso a “notinha” não exista, a empresa não conseguirá efetuar o reembolso ao colaborador. ‼

4 – Histórico ampliado

Mesmo que o Excel te auxilie com a elaboração de um documento, ele não será prático na hora de visualizar todos os outros relatórios anteriores. Localizar comprovantes e informações em vários arquivos para incorporá-los aos seus relatórios pode consumir um tempo que você não quer gastar.

A Melhor solução:

Esses problemas fizeram sentido para você? Se a resposta foi afirmativa, está na hora de conhecer o AptusRD. 😀Esse sistema possibilita que os comprovantes sejam registrados logo após sua emissão, de modo offline e online, e tudo em poucos minutos. Você também pode ter acesso a todas as despesas de seus colaboradores em um só lugar e visualizar separadamente, por categorias. Consegue aprovar relatórios pelo App, de maneira otimizada, e seus colaboradores não utilizarão mais tanto tempo para preencher tabelas de gastos. Não perca mais tempo com seus relatórios manuais. Deixe a Aptus te ajudar. ‍‍

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Esperamos ter auxiliado. Até o próximo post.