Automatize a gestão dos reembolsos de despesas da sua empresa

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O Aptus RD é um software web complementar ao seu sistema de gestão ERP, que tem como objetivo automatizar a gestão dos reembolsos de despesas dos colaboradores, permitindo um controle mais eficaz dos adiantamentos e as prestações de contas.

A solução oferece fácil acesso a vários relatórios de análise de informações, através da sua ferramenta de BI integrada, que ajudam na gestão das despesas nas empresas. Com várias possibilidades de apresentação, as informações são estruturadas de maneira simples e rápida, mostrando, com profundo detalhamento, resultados de gastos com viagens por tipo de despesa, colaborador, departamento, período, cliente, entre outros, e várias outras despesas que podem ser controladas pela ferramenta.

Através de uma interface intuitiva e interativa, o Aptus RD permite ao usuário modelar livremente as informações até atingir os resultados desejados. Permite também a exportação das informações selecionadas para outros aplicativos como Microsoft Excel e PDF, além das visualizações em gráficos 3D, barras, pizzas e linhas. Desta forma, sua empresa tem total controle sobre os gastos e despesas a serem reembolsadas, podendo determinar de forma mais ágil e segura o real custo destas despesas em seu negócio.

Veja os principais benefícios

Classificação de todos os tipos de despesas

Permite diversos tipos de despesas como quilometragem, refeição, hospedagem, transporte, entre outras. Os tipos de despesas são parametrizáveis de acordo com a política de reembolso da empresa.

Multimoedas

Permite sua utilização para reportar gastos no exterior

Importação de dados de faturas eletrônicas

Importação de dados de faturas de cartões de crédito (Visa, Mastercard, American Express, entre outras) e outras fontes como Via Fácil/Sem Parar, Ticket Car, com o objetivo de incorporar os dados sem necessidade de digitação.

Mobilidade e transparência

Com a operação do sistema via web, os próprios usuários podem reportar suas despesas, mesmo à distância, e acompanhar todo o processo em suas diversas etapas até a efetivação do reembolso

Aprovação em conformidade com o compliance da empresa

Workflow de aprovação avançado e customizável às normas da empresa, com envio de e-mails informando a posição de cada etapa do relatório de despesas

Interface com sistemas de gestão

Troca de dados com sistema ERP de mercado para ler os cadastros e integrar os pagamentos e contabilizações de adiantamentos, relatórios de despesas e faturas corporativas

Principais Funcionalidades & Módulos

Plano de Viagem

  • Defina o objetivo da viagem (viagem comercial, prospecção, técnica, etc) e elabore o plano de viagem com valores reais

Relatório de Despesas

  • Lance despesas para reembolso e as envie para aprovação

Cadastros Básicos

Podem ser integrados ao ERP por meio de rotinas de importação / exportação, possibilitando uma única origem de digitação:

  • Colaboradores
  • Centro de Custos
  • Planos de Contas
  • Departamentos
  • Cargos

Cadastros Funcionais

Definem as regras de negócio em função da política de reembolso de despesas da empresa:

  • Perfil de acesso ao sistema
  • Tipos de despesas
  • Regras de gastos
  • Workflow de aprovação
  • Critérios de contabilização
  • Cartões de Crédito
  • Moedas e outros

Fundo Fixo (NOVO MÓDULO)

Mais uma forma de controlar os seus reembolsos

OCR (NOVO MÓDULO)

Leia automaticamente os recibos de pagamento

Adiantamento

  • Efetue adiantamentos de despesas e as envie para aprovação

Google Maps

  • Indique o ponto de partida e o destino da sua viagem para a composição de distâncias (Km)

Integração com Faturas Eletrônicas

  • Importe os dados de planos corporativos (Sem Parar, Ticket Car, Cartões de Crédito) e automatize sua digitação, agrupando as despesas por colaborador e a validação com a política de reembolso da empresa

Integração com Sistema de Gestão

  • Integre com diferentes sistemas ERP do mercado, via diferentes interfaces (texto, banco de dados ou web services), exporte dados do adiantamento e prestação de contas e importe dados básicos e de reembolso

Aplicativo Mobile (NOVO MÓDULO)

Lance suas despesas de uma forma ainda mais prática

Reserva (NOVO MÓDULO)

Tenha uma maior agilidade nas reservas de passagens e hotéis

Depoimentos

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Antes quando tudo era manual, todos os reembolsos entregues em papel, eram contabilizados e eram registradas despesas que não faziam parte da política de reembolso. Hoje, mesmo tirando os usuários da zona de conforto, está reeducando as pessoas e padronizando os processos. O sistema foi desenhando de acordo com nossas necessidades, e tudo que precisamos esta sendo atendido pela equipe de suporte. Com a implementação da ferramenta, controlamos de forma correta os adiantamentos e a prestação de contas, que hoje são feitos corretamente dentro da política. Tivemos uma ótima aceitação em todas as empresas do grupo e atingiu nossas expectativas. Recomendamos a empresa e hoje já estudamos outro sistema de gestão para atender nosso fluxo de caixa.

Viviane ChamsinAnalista de Tesouraria
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Os relatórios de despesas eram entregues em papel e nós tínhamos que imputar manualmente os dados no sistema de gestão. Estes processos, por serem trabalhosos e sujeito a erros, levavam em média 40 horas mensais. Hoje, com o RD Aptus TSW, em apenas 10 horas mensais, minha equipe efetua a conferência dos relatórios e acompanha a liberação dos pagamentos.

Helen MarchettiCoordenadora Financeira
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Havia uma preocupação da Schultz em obter um controle real de custos com viagens e visitas corporativas, bem como gerenciar as solicitações de viagens, adiantamentos e despesas comerciais. Esse processo era todo manual e demandava tempo e pessoal. Optamos por automatizá-lo e pesquisamos no mercado uma empresa que atendesse nossas expectativas e nos assessorasse nessa transição. A Aptus chamou nossa atenção desde o início, pela disposição de atendimento, sempre rápida e confiável. Hoje conquistamos maturidade no controle de despesas corporativas e estamos satisfeitos pela escolha.

Erica PiresSupervisora Administrativa
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“Todos os relatórios de reembolso de despesas de viagens eram realizados manualmente e demoravam muito tempo, pois os colaboradores que fazem estes relatórios, estão espalhados em diferentes localizações do pais - nós precisávamos de um sistema automático que estivesse conectado ao ERP, para agilizar a chegada das informações e a análise das mesmas. Com a implantação do RD Aptus, conseguimos uma automatização no processo de consolidação e contabilização, otimizando e muito o tempo de processamento dos reembolsos. Além disso, o sistema é de fácil utilização e dá a flexibilidade necessária para adequação da ferramenta.”

Paulo SantosGerente Planejamento Financeiro
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