Para escolher um sistema de cotação de frete, o embarcador precisa olhar além do preço cotado: o sistema deve guardar a tabela de cada contrato, comparar transportadoras com os mesmos critérios e, depois da entrega, conferir o CT-e cobrado contra o valor que foi cotado. Cotação sem auditoria resolve só metade do problema, porque a divergência aparece na fatura, não na cotação.
Abaixo estão os critérios para avaliar um sistema de cotação, as perguntas para fazer antes de contratar e uma tabela para comparar as opções. O texto é para quem contrata transportadora: logística, controladoria e financeiro de indústria, distribuição e varejo de médio e grande porte.
Por que a cotação de frete precisa de um sistema?
Enquanto a cotação é feita por e-mail e planilha, cada pedido depende de quem cotou, de qual tabela estava aberta e de quantas transportadoras foram consultadas. O efeito aparece em três lugares:
- Na escolha: a transportadora mais barata numa rota pode não ser a mais barata em outra, e a planilha raramente mostra isso.
- No contrato: tabela vencida ou reajustada sem registro faz a cotação usar um valor que não vale mais.
- Na fatura: sem o valor cotado guardado, ninguém consegue dizer se o CT-e cobrado está certo.
O passo a passo de uma boa cotação, independente da ferramenta, está em como cotar fretes de maneira eficiente.
Como escolher um sistema de cotação de frete?
Avalie o sistema pelos critérios que mudam a decisão do dia a dia e o controle do custo depois da entrega.
- Tabelas de contrato por transportadora: o sistema precisa cadastrar a tabela de cada contrato, com faixas de peso, rotas, taxas adicionais e vigência, e não só consultar preço avulso.
- Simulação e comparação: para a mesma carga e o mesmo destino, o sistema deve calcular o frete em cada transportadora contratada e mostrar a comparação lado a lado.
- Importação automática de CT-e e nota fiscal: sem digitação, o documento da transportadora e a nota da carga entram no sistema e ficam ligados à cotação.
- Auditoria do cobrado contra o contratado: cada CT-e conferido contra a tabela do contrato, linha por linha, com a divergência apontada antes do pagamento.
- Modalidades da sua operação: frete CIF e FOB, carga fracionada e lotação, conforme o que a empresa contrata.
- Painel de indicadores: gasto de frete por mês, por transportadora e por rota, para negociar com dado e não com impressão.
- Quem opera: se a equipe interna vai tratar cada divergência ou se o fornecedor oferece um analista para fazer isso.
Cotação e auditoria: por que avaliar as duas juntas?
A cotação define quanto a empresa espera pagar. A auditoria confere quanto foi cobrado. Quando as duas estão no mesmo sistema, o valor cotado vira a régua para o CT-e: taxa que não estava no contrato, peso diferente ou tabela errada aparecem na conferência.
Quando ficam separadas, a cotação é feita num lugar, a fatura chega em outro e a conferência acontece por amostragem, se acontecer. Os motivos mais comuns de cobrança acima do contratado estão em a importância da auditoria de fretes.
Que perguntas fazer antes de contratar?
- Como as tabelas dos meus contratos entram no sistema, e quem configura?
- O sistema importa CT-e e nota fiscal sozinho ou depende de upload manual?
- A conferência é feita em todos os CT-e ou em amostra?
- O que acontece quando aparece uma divergência: quem trata e como a transportadora é acionada?
- Consigo ver o gasto de frete por transportadora e por rota sem montar planilha?
- O sistema atende as modalidades que eu contrato (CIF, FOB, fracionada, lotação)?
Quando a planilha deixa de dar conta?
Não existe um volume mágico a partir do qual o sistema passa a valer a pena. Os sinais aparecem na rotina:
- A empresa trabalha com várias transportadoras e cada uma manda a tabela num formato diferente, com reajustes em datas diferentes.
- A cotação depende de uma pessoa, e quando ela sai de férias ninguém sabe qual tabela está valendo.
- A fatura chega e é paga sem conferência, ou a conferência é feita por amostra porque não há tempo de abrir CT-e por CT-e.
- Ninguém sabe responder rápido quanto a empresa gastou de frete no mês, por transportadora e por rota.
- A negociação anual com as transportadoras acontece sem histórico consolidado de embarques, prazos e divergências.
Se dois ou mais desses sinais aparecem, o custo de continuar na planilha já não é só o tempo da equipe: é o frete pago acima do contrato sem que ninguém perceba. Os indicadores que ajudam a medir isso estão em indicadores de desempenho na logística.
Tabela para comparar sistemas de cotação de frete
| Critério | O que conferir na demonstração | Sinal de alerta |
|---|---|---|
| Tabela de contrato | Cadastro com faixas, rotas, taxas e vigência por transportadora | Só consulta preço avulso, sem guardar o contrato |
| Comparação | Mesma carga simulada em todas as transportadoras contratadas | Comparação feita fora do sistema |
| Documentos | CT-e e nota fiscal importados automaticamente | Digitação ou upload manual de cada documento |
| Auditoria | Todo CT-e conferido contra a tabela, antes do pagamento | Conferência por amostra ou depois de pagar |
| Indicadores | Gasto por transportadora, rota e período em painel | Relatório exportado para planilha |
| Operação | Quem trata a divergência está definido | Divergência apontada sem fluxo de tratamento |
Como o Gestor de Fretes da Aptus trata cotação e auditoria
O Gestor de Fretes é a plataforma de gestão e auditoria de fretes contratados da Aptus. Ele importa CT-e e notas fiscais automaticamente, audita o valor cobrado contra a tabela do contrato, simula fretes, compara transportadoras e faz cotação, com painel de BI e uma IA que responde perguntas sobre os dados da operação. Para quem não quer tratar as divergências com a equipe interna, o BPO Estratégico coloca um analista dedicado da Aptus para auditar as faturas e tratar cada divergência com a transportadora.
Para avaliar o encaixe na sua operação, veja a página do Gestor de Fretes e fale com um especialista da Aptus.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre sistema de cotação e auditoria de frete?
A cotação calcula quanto cada transportadora vai cobrar antes do embarque. A auditoria confere, depois, se o CT-e cobrado bate com a tabela do contrato.
O sistema de cotação substitui o TMS?
São coisas diferentes. O sistema de cotação e auditoria cuida do frete contratado: tabela, comparação, cobrança e conferência do CT-e.
Preciso cadastrar as tabelas das transportadoras?
Sim. Sem a tabela de cada contrato, o sistema não consegue simular o frete nem conferir se o valor cobrado está certo.
Quem deve participar da escolha do sistema?
Logística, que cota e contrata, e controladoria ou financeiro, que paga a fatura e precisa da conferência antes do pagamento.
